1. Introducción

El presente Anexo tiene como objetivo describir las actividades de puesta en marcha a ser desarrolladas en el plan de implementación detallado que debe entregar "la empresa" del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario.

En el numeral 2 se presentan las definiciones con la descripción de los términos utilizados en el documento. Para cada uno de estos se presenta una abreviatura y una definición

En el numeral tres se describe el contenido y aspectos generales que debe desarrollar "LA EMPRESA" para la presentación del plan de implementación detallado, relacionando sus principales aspectos como son el cronograma del proyecto, actividades asociadas a la puesta en marcha e inicio de operación.

En el numeral cuatro se describen de manera general los parámetros que debe contemplar “LA EMPRESA” para la elaboración del cronograma del proyecto.

En el numeral cinco se describen las actividades asociadas del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario, así como del software, describiendo las características de las pruebas preoperativas que debe realizar "LA EMPRESA" para verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos de los elementos que hacen parte en el “Anexo 1”.

En el numeral seis se describen las actividades relativas a la puesta en marcha conformadas por las pruebas finales de aceptación del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario que da comienzo a las actividades que debe realizar "LA EMPRESA" en las primeras etapas de la operación.

Finalmente, en el capítulo siete se describen las penas convencionales aplicables a las obligaciones de "LA EMPRESA" durante las pruebas preoperativas, puesta en marcha e inicio de operación.

2. Definiciones

3. Plan de implementación detallado

"LA EMPRESA" deberá entregar un documento denominado plan de implementación detallado, en el cual se describan las actividades por realizar durante la puesta en marcha del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario que permita en los tiempos y alcances establecidos, el inicio de la operación.

"LA EMPRESA" entregará el plan de implementación detallado en los tiempos establecidos del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario y el contenido establecido en este anexo  para  aprobación  por parte de Metrobús y/o quien este designe, el cual podrá realizar comentarios o solicitar cambios al documento; este proceso de aprobación deberá concluirse dentro de los 30 días naturales contados a partir del día siguiente en que LA EMPRESA lo haya entregado a Metrobús.

• Contenido del Plan de implementación detallado

1. "LA EMPRESA" debe contemplar todas las actividades (especificando como mínimo las actividades principales y de segundo nivel) desde la firma del contrato hasta la operación normalizada del sistema. 
2. "LA EMPRESA" debe incluir el cronograma detallado desde la firma del contrato hasta del Desarrollo, Implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
3. El plan de implementación debe contener como mínimo las siguientes secciones:
   • Puesta en marcha: Esta sección debe describir las actividades y pruebas necesarias para permitir el inicio de operación y las actividades a realizar durante las primeras etapas de la operación.
4. "LA EMPRESA" debe describir la estructura de personal durante la puesta en marcha y operación normalizada.
5. "LA EMPRESA" debe incluir un análisis de riesgos del proyecto que cubra desde la firma del contrato hasta la operación normalizada del Desarrollo y la definición de las estrategias de mitigación correspondientes. 
6. "LA EMPRESA" es libre de ampliar o complementar el contenido del plan de implementación detallado, siempre y cuando contenga lo solicitado en este anexo. 

• Aspectos generales del plan de implementación detallado

1. "LA EMPRESA" sólo podrá ejecutar el plan de implementación con la respectiva aprobación de Metrobús.
2. El plan de implementación detallado por "LA EMPRESA" debe ser planificado con el objetivo de garantizar en todo momento la continuidad del servicio al usuario. 
3. El siguiente diagrama representa la estructura mínima del plan de implementación detallado:

     4. El plan de implementación detallado aprobado por Metrobús debe ser ejecutado tal y como fue establecido. 

     5. Todas las actualizaciones o modificaciones que se realicen al plan de implementación detallado durante la ejecución de           este, deben ser presentadas para aprobación por parte de Metrobús.

4. Cronograma

Los obligaciones y parámetros mínimos que debe cumplir “LA EMPRESA” para la generación del cronograma del proyecto incluido en el plan de implementación detallado son:

Debe contener todas las actividades desde la firma del contrato hasta el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario.

1. Debe indicar para cada actividad (incluyendo pruebas) la fecha de inicio, duración, responsable, el plazo máximo para su ejecución, las aprobaciones requeridas, los formatos o documentos asociados, entre otros. 
2. Todas las actividades deben mostrar sus predecesoras, relaciones con otras actividades y restricciones. 
3. El siguiente es el cronograma que la “LA EMPRESA” debe utilizar como base para la generación del cronograma detallado a incluir en el plan de implementación. Este cronograma es de referencia y puede ser modificado en cualquier momento por Metrobús en común acuerdo con “LA EMPRESA”.

Figura 1. Cronograma de Referencia

1. Debe actualizarse semanalmente indicando el porcentaje de avance o retraso de cada actividad con respecto al cronograma base (el mismo será presentado en las mesas de trabajo convocadas por Metrobús)
2. Todas las actualizaciones o modificaciones que se realicen al cronograma deben ser presentadas para aprobación por parte de Metrobús.

5. Pruebas preoperativas

Las obligaciones y actividades mínimas que debe cumplir "LA EMPRESA" para la generación de la sección de actividades preoperativas incluida en el plan de implementación detallado son:

• Actividades previas a la puesta en marcha

1. A partir de la firma del contrato "LA EMPRESA" debe garantizar el cumplimiento de las especificaciones correspondientes a la etapa de actividades preoperativas y puesta en marcha, en caso de incumplimiento se aplicarán las penas convencionales definidas en este anexo. 
2. "LA EMPRESA" debe participar en la conformación de la mesa de trabajo convocada por Metrobús. En esta se programarán, de común acuerdo, las reuniones periódicas que tendrán como fin realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones y el cronograma establecido. 
3. "LA EMPRESA" debe participar en cada una de las mesas de trabajo programadas y/o  convocadas  de  forma  extraordinaria  por  Metrobús  y  ser representada por el personal clave, es decir, todas las personas responsables de la toma de decisiones y ejecución de las distintas actividades. 
4. "LA EMPRESA" debe presentar a Metrobús, en las mesas de trabajo, el estado de avance del proceso de desarrollo de software, y demás componentes de Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
5. Todas las comunicaciones (escritas o correo electrónico) que realice "LA EMPRESA" durante la vigencia del contrato deben ser dirigidas o copiadas a Metrobús.
6. "LA EMPRESA" debe suministrar la sección del cronograma correspondiente al proceso de Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
7. "LA EMPRESA" debe implementar el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
8. Es responsabilidad de "LA EMPRESA" realizar las visitas a las oficinas de Metrobús, para determinar los posibles trabajos de integración que se Metrobús indicará a la "LA EMPRESA" el lugar donde serán las mesas de trabajo.
9. "LA EMPRESA" debe priorizar los trabajos preoperativos, pruebas y puesta en marcha de los siguientes componentes: el sistema central hospedado en la nube, el software Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario, así como todos los aplicativos que "LA EMPRESA" considere necesarios para realizar las pruebas piloto, de manera que todos los validadores estén plenamente funcionales. 

• Pruebas preoperativas
  • Pruebas de aprobación de requisitos técnicos

1. Con el objetivo de verificar de forma independiente o conjunta el cumplimiento de la totalidad de los requisitos técnicos descritos en el “Anexo 1”, "LA EMPRESA" debe realizar una prueba de la totalidad del Desarrollo implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
2. Estas pruebas  deben  ser  acompañadas  por  personal  de  Metrobús  y/o  quien este designe. Por lo tanto, "LA EMPRESA" informará la fecha de ejecución con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación.
3. Para la ejecución de las pruebas de requisitos técnicos, "LA EMPRESA" debe suministrar para aprobación de Metrobús un conjunto de protocolos de pruebas donde describa los procedimientos de ejecución. Cada protocolo debe contener como mínimo la siguiente información:

• Título de la prueba
• Objetivo de la prueba
• Location ID del equipo/equipos o sistema sometidos a prueba
• Listado de funcionalidades o requerimientos técnicos que hacen parte de la prueba
• Descripción detallada del procedimiento a realizar durante la prueba
• Formato para registro de ejecución y resultados de la prueba el cual debe contener como mínimo:
• • Lugar donde se realiza la prueba
  • Fecha y hora de inicio y fin de la prueba
  • Equipo/equipos o sistema
  • Descripción clara de la funcionalidad o requerimiento técnico a probar
  • Tipo de prueba (Prueba práctica/documental)
  • Resultado de la prueba (Cumple/No Cumple)
  • Campo para Observaciones
  • Firmas participantes

1. Si el “Tipo de prueba” es prueba práctica, Metrobús podrá emitir sus dictámenes conforme al funcionamiento obtenido y los cambios o actualizaciones por realizar, así como las mejoras que sean necesarias, sin que esto represente un costo adicional para el Fideicomiso. 
2. Adicionalmente Metrobús validará que la que la inserción en la base de datos sea de acuerdo con la especificación En caso de encontrar inconsistencias en la información observada, "LA EMPRESA" debe subsanar los hallazgos encontrados previo a la instalación.
3. Una vez finalizadas las pruebas, "LA EMPRESA" entregará un informe del resultado de las pruebas. Si existiere un resultado “no cumple” durante la ejecución de las pruebas, "LA EMPRESA" informará a Metrobús las acciones que realizará para subsanar y solicitará específicamente la verificación de la funcionalidad o requerimiento técnico en el que se presentó el incumplimiento. En caso de que persista el incumplimiento y este no pueda ser subsanado e impida el inicio de operaciones en tiempo y forma, se aplicará la pena convencional correspondiente.
4. El cumplimiento del 100% de las pruebas es prerrequisito para realizar las pruebas piloto. 

• Pruebas piloto

1. "LA EMPRESA" debe ejecutar una prueba en todos los equipos donde se deba utilizar el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario en común acuerdo con Metrobús.
2. Para la ejecución de la prueba piloto "LA EMPRESA" debe certificar que el sistema central hospedado en la nube, los canales de comunicaciones, y el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario, y todos aquellos componentes o aplicativos que "LA EMPRESA" considere necesarios, se encuentran plenamente operativos. 
3. "LA EMPRESA" suministrará a Metrobús con mínimo diez (10) días hábiles de antelación los procedimientos y requerimientos para coordinar el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario para la ejecución de la prueba piloto.
4. Las pruebas  piloto  deben  ser  acompañadas  por  personal  de  Metrobús  y/o quien este designe. Por lo tanto, "LA EMPRESA" informará a Metrobús la fecha de ejecución  con  mínimo cinco (5) días hábiles de antelación para contar con el personal correspondiente que acompañará las pruebas. 
5. Para que sea considerada exitosa la prueba piloto, Metrobús confirmará que cada una de las funcionalidades, de forma independiente o conjunta, el cumplimiento de los requisitos técnicos descritos en el “Anexo 1”, los cuales fueron verificados durante la ejecución de las pruebas de aprobación técnica. En caso de que se evidencie una falla o mal funcionamiento de algún elemento que "LA EMPRESA" no pueda subsanar e impida la ejecución de la prueba piloto y el inicio de la de la puesta en marcha, se aplicará la  pena convencional correspondiente. 
6. Con base en los resultados de las pruebas piloto, "LA EMPRESA" debe proponer un proceso que estandarice el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario, especificando como mínimo secuencia de integración, personal y herramientas tecnológicas. Este documento debe ser utilizado y validado durante los procesos de puesta en marcha y será retroalimentado si fuera necesario. 
7. La ejecución exitosa de la prueba piloto es prerrequisito para ejecutar el proceso de integración del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario donde fue ejecutada la prueba. 

• Actividades preoperativas de Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario

1. “LA EMPRESA” será el único responsable de la integración Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario y demás actividades que sean necesarias.
2. "LA EMPRESA" es responsable de llevar a cabo todas las integraciones, homologación de encriptación, comunicaciones, desarrollos y adecuaciones que se requieran en Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
3. "LA EMPRESA" es responsable de asumir los costos de las pruebas productivas del funcionamiento Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 

• Etapa de puesta en marcha del Sistema Central

1. Esta etapa se ejecuta de forma paralela a la etapa de pruebas preoperativas e incorporación del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
2. "LA EMPRESA" debe verificar el correcto funcionamiento de todos los componentes del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario correspondientes al sistema central hospedado en la nube, los cuales deben estar operativos desde la realización de las pruebas piloto. 
3. "LA EMPRESA" debe realizar la instalación de todos los componentes o aplicativos del sistema central que no fueron priorizados o no  fueron instalados para la ejecución de la prueba piloto. 
4. “LA EMPRESA” consolidará la información en el sistema central durante la etapa preoperativa y puesta en marcha, toda la información de pago de kilometraje con el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de  apoyo  en  la  gestión  de  Instrucciones  al  Fiduciario  y/o  en  el servidor local o nube que Metrobús antes del inicio de operación aprobado por Metrobús. 
5. En todo caso los equipos y sistemas informáticos correspondientes al sistema central y de las comunicaciones deben estar plenamente instalados, configurados y operativos antes del inicio de operación de la primera etapa aprobada por Metrobús.

• Capacitación

1. "LA EMPRESA" deberá realizar un programa de capacitación para el personal de Metrobús, en todos los aspectos relativos al Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
2. "LA EMPRESA" deberá solicitar a Metrobús el listado del personal que recibirá la capacitación.
3. La capacitación deberá proporcionar al personal de Metrobús la información y el conocimiento necesario para conocer los procesos Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
4. Los tiempos asignados para la ejecución de la capacitación deben ser descritos en los cronogramas del proyecto. 
5. La duración de los programas de capacitación para el personal de Metrobús debe ser proporcional a la cantidad de sesiones necesarias para garantizar el dominio del uso de los programas y/o herramientas.

6. Puesta en marcha
   • Pruebas de aprobación para el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario

1. Con el objetivo de verificar el cumplimiento los requisitos técnicos del alcance de la implementación del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario descrito en el “Anexo 1”, "LA EMPRESA" debe realizar una prueba en un ambiente controlado que simule las condiciones de operación del sistema. 
2. Estas pruebas  deben  ser  acompañadas  por  personal  de  Metrobús  y/o  quien este designe. Por lo tanto, "LA EMPRESA" informará la fecha de ejecución con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación.
3. Para la ejecución de las pruebas de requisitos técnicos, "LA EMPRESA" debe suministrar para aprobación de Metrobús, un protocolo de pruebas donde describa los procedimientos de ejecución que contenga como mínimo la siguiente información:
   1. Título de la prueba
   2. Objetivo de la prueba
   3. Nombre de la forma de pago sometida a prueba
   4. Listado de funcionalidades o requerimientos técnicos que hacen parte de la prueba
   5. Descripción detallada del procedimiento a realizar durante la prueba
   6. Formato para registro de ejecución y resultados de la prueba el cual debe contener como mínimo:

• • • • Lugar donde se realiza la prueba
      • Fecha y hora de inicio y fin de la prueba
      • Forma de pago
      • Descripción clara de la funcionalidad o requerimiento técnica a probar
      • Tipo de prueba (Prueba práctica/documental)
      • Resultado de la prueba (Cumple/No Cumple)
      • Campo para Observaciones
      • Firmas participantes

Una vez finalizadas las pruebas, "LA EMPRESA" entregará un informe del resultado de las pruebas. Si existiera un                  resultado “no cumple” durante la ejecución de las pruebas, “LA EMPRESA” informará a Metrobús las acciones que                  realizará para subsanar y solicitará específicamente la verificación de la funcionalidad o requerimiento técnico que                  presentó el incumplimiento. En caso de que persista el incumplimiento y este no pueda ser subsanado e impida el                Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario,         se aplicará la pena convencional descrita en el la CLÁUSULA NOVENA.

Durante los tres primeros meses "LA EMPRESA" suministrará un informe de forma semanal con el resumen detallado de la evolución del sistema a petición de Metrobús.

Finalizado este periodo, "LA EMPRESA" suministrará el informe de forma mensual durante la duración del contrato.

1. Si durante la duración del contrato se presenta una falla generalizada que impida parcial o totalmente del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario, "LA EMPRESA" deshabilitará la funcionalidad y realizará un informe que contenga como mínimo las causas de la falla, tratamiento, consecuencias a nivel económico y de servicio al usuario, otros a petición de Metrobús.
2. Después de solucionar la falla, "LA EMPRESA" deberá realizar nuevamente las pruebas en un ambiente controlado para verificar que esta fue subsanada. Estas pruebas  deben tener el acompañamiento del personal de Metrobús y/o quien este designe y obtener la aprobación para reiniciar el Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. 
3. En caso de que persista la falla y esta no pueda ser subsanada e impida la habilitación de la funcionalidad, se aplicará la pena convencional correspondiente especificada la CLÁUSULA NOVENA. 

• Actividades inicio de operación

"LA EMPRESA" debe presentar, para aprobación por parte de Metrobús, la estructura de trabajo definitiva con la que realizará la operación del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario. En todos los casos, presentará los perfiles profesionales y experiencia de los responsables de sus cargos.

7.   Penas Convencionales

Con el propósito de asegurar el inicio de operación en tiempo y de Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario "LA EMPRESA" debe garantizar periodo de pruebas y puesta en marcha del Desarrollo, implementación y Operación del Sistema Informático de apoyo en la gestión de Instrucciones al Fiduciario en las fechas señaladas en el Plan de Implementación que “LA EMPRESA” valide con Metrobús.

Si "LA EMPRESA" materializa un incumplimiento durante el periodo de pruebas, puesta en marcha e inicio de operación, la pena convencional aplicable será la aplicación de la fianza. Para esto, Metrobús notificará a "LA EMPRESA" los posibles incumplimientos y se realizarán las gestiones necesarias para  poner  en consideración de la instancia correspondiente la justificación para la aplicación de la pena convencional. Dichos incumplimientos se listan en la tabla presentada a continuación.

Tabla de incumplimientos

En las reuniones de seguimiento se firmarán las minutas correspondientes y se revisarán los incumplimientos en los que incurra "LA EMPRESA" en el periodo. Así mismo, se establecerán las justificaciones correspondientes.